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Lamy Schreibgeräte Drucken

Optimierter Versand

Lamy Schreibgeräte nutzt die Erfahrung von Rhenania Computer GmbH

Viele Anbieter gibt es nicht in dem Bereich, den wir Ihnen dieses mal vorstellen wollen. Es geht um die Möglichkeit, Versandkosten und Tätigkeiten im Versand zu optimieren.

Die Firma C. Josef Lamy GmbH, Hersteller der in über 95 Länder dieser Erde exportierten, hochwertigen Schreibgeräte, produziert mehrere Millionen Kugelschreiber, Füllfederhalter und Druckbleistifte. Bei diesen Mengen ist auch die Versandlogistik gefordert, ca. 500 vom Päckchen bis zum Paket verlassen täglich die Versandabteilung. Die Sendungen werden überwiegend innerhalb der Bundesrepublik verschickt, gehen außerdem in die europäischen Schwerpunkte Großbritannien, Spanien und die Benelux-Länder sowie in die ganze Welt.

Die Außendienstmitarbeiter übermitteln die auf Ihren Notebooks erfaßten Aufträge jede Nacht bis 1:00 Uhr an den Zentralrechner von Lamy. Morgens ab 7:00 Uhr stehen die Versandpapiere für die Kommissionierung bereit. Nachdem viele Jahre lang bei der großen Anzahl von Sendungen ein nicht unerheblicher Teil der Arbeitszeit damit verbraucht wurde, die Bestimmungen der eingesetzten Paketspediteure, bei Lamy vorwiegend DPD und Post, zu erfüllen und die notwendigen Papiere und Einlieferungslisten zu erzeugen, wurde dann 1995 nach einer Möglichkeit Ausschau gehalten, diese Tätigkeiten zu optimieren.

Umgebung

Ziel war es, ein System zu finden, daß sich reibungslos in die installierte EDV-Umgebung von Lamy integrieren ließ, den Arbeitsaufwand verringerte und die Kostenvorteile von Spediteuren wirksam werden ließ. Zentralrechner ist eine AS/400, Modell 320 mit ca. 35 angeschlossenen PCs und ca. 100 Terminal-Arbeitsplätzen. Die eingesetzte Standardsoftware besteht im wesentlichen aus einer an die Unternehmensanforderungen angepaßten Version des PPS-Systems Frida von Command, MAS90 im Rechnungswesen, einer Zeiterfassung von GFC, dem Archivsystem ImagePlus von IBM und dem DirectFax-System von Toolmaker.

Rhenania

Mit der Firma Rhenania Computer in Bad Honnef fanden der EDV-Leiter von Lamy, Herr Hein, und der Versandleiter, Herr Sigris, einen Partner, dessen Anwendung sowohl die gesetzten Anforderungen in Bezug auf die Funktionalität erfüllen konnte sowie auf der gleichen Hardwarebasis AS/400 lief.
F95 ist das Paketversandmodul, das 1996 bei Lamy zum Einsatz kam. Die Lösung besteht hardwareseitig aus einer Paketwaage mit Schnittstelle zur AS/400 und einem Meto-Etikettendrucker.

Ablauf

Die erzeugten Lieferpapiere werden per Schnittstelle aus der Auftragsbearbeitung von Lamy an F95 übergeben. Die Schnittstelle ist so flexibel gestaltet, daß alle relevanten Informationen in F95 übertragen werden können. Die Oberfläche von F95, mit der die Versandmitarbeiter in Berührung kommen, wurde in Eigenregie von Lamy-Programmierern an die eigenen Anforderungen angepaßt, um auch optisch eine vollständige Integration zu erreichen. Diesen Aufwand belohnt die Deutsche Post AG mit einer Ermäßigung von DM 0,30 je Paket.

Am Versandplatz legt die Mitarbeiterin das kommissionierte Paket auf die Waage, erfaßt Kunden-Nr. und Lieferschein-Nr. per Tastatur am Info-Window und löst die Übergabe der Wiegedaten an die AS/400 aus. F95 ermittelt nun über die Auftragsdaten den zugeordneten Paketspediteur und in weniger als drei Sekunden wird am angeschlossenen Meto-Drucker der Paketaufkleber mit den Anforderungen des jeweiligen Spediteurs ausgedruckt. Lieferschein ins Paket, zugeklebt und Aufkleber drauf. So einfach kann Paketversand sein.

Wenn nun am Nachmittag der Spediteur die Pakete verlädt, wird nur noch die Einlieferungsliste zum Druck aufgerufen, bei der Post die Entgeltabrechnung gedruckt und schon ist der gesamte Versandvorgang erledigt. Jede Sendung kann über F95 zurückverfolgt werden. Statusinformationen zeigen, ob das Paket noch in der Kommissionierung, schon verpackt oder bereits beim Spediteur auf dem LKW ist. Über die Tracking-Systeme der Spediteure kann z.B. per Internet-Anschluß genau nachvollzogen werden, wo sich die Sendung momentan befindet. So können F95 Anwender Ihren Kunden qualifiziert Auskunft geben. German Parcel speist seine Tracking- & Tracing-Informationen bereits direkt in das Modul F95 ein.

Adreßprüfung

Ein großes Problem besteht in der Schreibweise der Adressen, falsch geschriebene Orts- und Straßenbezeichnungen, fehlerhafte Postleitzahlen oder veraltete Schreibweisen leiten so manche Sendung erst mal in die Irre. Um eine möglichst fehlerfreie Ermittlung der Leitcodes zu erreichen, wurde von Rhenania das Modul APK entwickelt. APK arbeitet mit CALL-Routinen für die interaktive Prüfung und Korrektur und kann mit geringem Aufwand in jede Anwendung eingebunden werden. Ortsnamen werden korrigiert, falsche oder veraltete Straßennamen werden ermittelt, Umlaute und Sonderzeichen werden richtiggestellt und zusätzlich nötige Informationen werden ergänzt. Über Postleitzahlen lassen sich Orte finden und umgekehrt, und auf Wunsch werden Hausnummern aus Straßenbezeichnungen gefiltert. Der Einsatz von APK hat bei Lamy die Fehlerquote von 15% auf eine kaum mehr relevante Größe gedrückt.

Endkontrolle

Nur ca. 60km von Lamy entfernt arbeitet ein weiterer Anwender mit F95. Die Firma Barbara Dessous hat ein weiteres Modul installiert, die Endkontrolle. Hierbei werden neben den Auftragskopfdaten auch die Positionsdaten an F95 ermittelt. Beim Verpacken der Ware werden die Artikelnummern der Waren über Touch-Reader gescannt und vom Auftrag abgebucht. Werden nun ein falsches Teil, zuviel Artikel einer Position oder fehlende Artikel eingelesen, erfolgt die Rückmeldung sofort oder bei Auftragsende. Die Mitarbeiter können so Fehler vor dem Versand korrigieren. Somit wird gegenüber Kunden eine Fehlertoleranz gegen Null ermöglicht.

Robert Engel
 
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