Paketversand wie am Schnürchen

Das Versandmodul F95-Paketversand der RC Rhenania Computer GmbH, Bad Honnef, wurde mittels einer standardisierten Schnittstelle an die ERP-Software FRIDA angebunden. Das Versenden von Paketen gestaltet sich damit wesentlich einfacher und schneller, denn das Versandprogramm greift auf die notwendigen ERP-Daten automatisch zu. Die Anforderungen der verschiedenen Paketspediteure werden voll berücksichtigt.

Einfacher geht's wirklich nicht: per Scanner den Barcode des Lieferscheines oder Begleitzettels erfassen, das ganze noch über die elektronische Waage laufen lassen, und schon kommt der Paketaufkleber aus dem Drucker. Das Handling von Versandpaketen kann sich auf denkbar wenige Handgriffe beschränken. Was bisher an manuellen Arbeitsschritten notwendig war - angefangen von der Übernahme von Bestelldaten bis zum Ausfüllen der Paketscheine - , erfolgt jetzt automatisch im Hintergrund.

Die HEINZ TRÖBER GmbH & Co. KG in Hamburg, ein führendes Außenhandelsunternehmen in Europa für die Entwicklung,
Gestaltung, den Import und Vertrieb von Feuerzeugen optimiert den Versand mit F95 und FRIDA.
Die Ware importiert Tröber in erster Linie aus Fernost und vertreibt sie anschließend an Großhändler.

Man kann auch weniger komfortabel einsteigen. Die Grundausstattung eines Versandarbeitsplatzes besteht aus einem Bildschirm mit Tastatur und einem Etikettendrucker. Schon damit ist ein beträchtlicher Zeitgewinn zu erzielen. Kommen Scanner und Waage hinzu, entsteht ein Arbeitsplatz mit im Prinzip allen Möglichkeiten der Versandautomation von kommissionierten Paketen. Scanner und Waage sind selbstverständlich so mit dem System gekoppelt, dass ihre Werte, Barcodes bzw. Gewichte, in die Versanddatenbank einfließen. Das System hält alle wichtigen Informationen zu einem Paket fest: Datum und Uhrzeit, Gewicht, den für den Bestimmungsort zuständigen Paketdienst, etc. Umgekehrt holt sich das System nach Eingabe der Kundennummer alle Kundendaten wie Adresse oder besondere Versandvereinbarungen aus den Stammdatensätzen, wie sie in FRIDA hinterlegt sind. Mit diesen Informationen errechnet das Versandsystem automatisch die Versandkosten; Adressaufkleber können dann in Sekundenschnelle gedruckt werden.

F95: Leckerbissen für Paketversender

Versandarbeitsplatz mit Rollen-Fließband und eingebauter elektonischer Waage, die ihre Daten automatisch an F95 weitergibt.

Das System ist in verschiedenen Versionen lieferbar, die auf die Anforderungen der unterschiedlichen Paketlieferdienste angepasst sind. Auch für Buchlieferdienste ist ein Modul erhältlich. Manche Paketspediteure honorieren die Optimierung auf ihre Arbeitsabläufe durch angepasste Aufkleber mit besonderen Rabatten, ein für den Versender nicht zu unterschätzendes Potential an Einsparungen, das an die Kunden weitergegeben werden kann. Die Post gewährt beispielsweise 30 Pfennig pro Sendung, wenn der Adressaufkleber den besonderen Anforderungen entspricht. Bei oft mehreren tausend Sendungen im Monat rechnet sich das schon. Das Komplettsystem für den Paketversand heißt F95-Paketversand und umfasst Software und Hardware wie Waage, Etikettendrucker und Scanner. Wer diese Lösung für seine Versandabteilung bestellt, braucht sich also nicht um die Einzelkomponenten zu kümmern.

Geliefert wird ein ganzer Arbeitsplatz, dessen Teile genau aufeinander abgestimmt sind. Der modulare Aufbau erleichtert den Ausbau eines solchen Arbeitsplatzes erheblich. Ob die Software auf einen weiteren Spediteur angepasst, oder ob hardwareseitig nun doch ein Scanner angeschafft werden soll, es sind keine komplizierten Umstellungen vorzunehmen. Die Konzepteure von F95 sind nach dem Baukastenprinzip vorgegangen.
Die Skalierbarkeit erlaubt zum Beispiel eine sinnvolle Zusatzfunktion, die Rhenania auf Wunsch einrichtet. Bei Barcode-Erfassung des Paketinhalts kann ein automatischer Soll-Ist-Vergleich der Sendung vorgenommen werden, das heißt eine Kontrolle von Paketinhalt mit der Bestellliste. Treten jetzt Differenzen zwischen Bestellung und der beim Einpacken erfassten Paketinhalte auf, so wird das Paket nicht zur Versendung freigegeben. Der Vorteil ist einleuchtend. Es wird verhindert, dass falsche oder falsch abgezählte Ware bzw. unvollständige Pakete verschickt werden. Die Anzahl der reklamiertem Falschsendungen, bei Versandhäusern sonst kaum zu vermeiden, geht praktisch gegen null.

Verlängerung des ERP-Systems bis an die Laderampe

Ein integriertes Paket-Datenarchiv verwaltet alle Sendungen, damit man deren Status kontinuierlich verfolgen kann. Sobald nämlich ein Etikett gedruckt wird, hält das Programm Zeitpunkt und Arbeitsplatz fest. Bei eventuellen Nachfragen ist sofort ersichtlich, wo sich ein Paket im Augenblick befindet, bei langen Versandstraßen in großen Versandabteilung ein bedeutendes Plus. Der Zugriff auf die F95-Daten in FRIDA kann auch für andere Abteilungen eingerichtet werden, so dass beispielsweise der Vertrieb den Warendurchlauf genau verfolgen kann. "Die Tatsache, dass sämtliche Versandinformationen mühelos dem System entnommen werden können, wirkt sich erfahrungsgemäß vorteilhaft auf die Auskunftsbereitschaft der Mitarbeiter aus. Die Situation ist meistens die: ein Kunde ruft an und möchte den Status seiner Bestellung nachfragen. Der Mitarbeiter kann ihm auf Tastendruck die gewünschte Information geben, ohne lange nachzurecherchieren, denn F95 erteilt Auskunft über die Ist-Daten der Pakete", erklärt Johannes Müller, Geschäftsführer der Rhenania Computer GmbH.

Das ist der große Vorteil, die abrufbaren Informationen geben eine Auskunft über den augenblicklichen Stand, eine Ist-Auskunft, sie enthalten nicht nur geplante Liefertermine. Sämtliche Paketinformationen stehen außerdem weiteren Auswertungen zur Verfügung. Und noch eine Besonderheit bietet die Software: F95 kann gleichzeitig mit mehreren Firmen oder Betriebsstätten arbeiten. Das ist beispielsweise wichtig für Unternehmen, die mehrere örtlich getrennte Auslieferungslager betreiben. Auch in diesem Fall bleibt der Paketversand für alle Stellen transparent.

Mueller

Johannes Müller, Geschäftsführer von Rhenania:
"F95 erteilt Auskunft über die Ist-Daten der Pakete."

Für eine Versandabteilung mit hohen Paketdurchlaufzahlen macht sich der Einsatz des Systems schnell bezahlt. Die Paketlaufzeiten reduzieren sich erheblich. Zur externen Ersparnis gegenüber den Spediteuren kommt eine bedeutende interne Ersparnis aufgrund der problemlosen internen Versandabwicklung. Die Vorteile, die ein ERP-System wie FRIDA in die Unternehmensprozesse einbringt, enden nicht vor der Versandabteilung, sondern werden konsequent bis ans Firmentor mitgenommen. "F95 verlängert das ERP-System gewissermaßen bis an die Laderampe im Warenausgang", bringt es Johannes Müller anschaulich auf den Punkt.

Auch bei command sieht man in dem neuen Versand-Add-On eine sinnvolle Ergänzung zum FRIDA-Standard, speziell für Anwender, die große Mengen an Paketen versenden. "Allen, die FRIDA mit optimierten Versandfunktionen ausrüsten möchten, können wir die Lösung unseres Partners Rhenania nur empfehlen, command garantiert eine problemlose Implementierung sowie die regelmäßige Pflege der neuen Schnittstelle", erklärt Günter Wiskot, Vorstand von command abschließend.

Die RC Rhenania Computer GmbH in Bad Honnef besteht seit 1990. Von Anfang an hat man sich auf den Service und auf Lösungen für die IBM iSeries (AS/400) spezialisiert. Es sind verschiedene Add-Ons für ERP-Systeme erhältlich, die alle Aufgaben rund um den Versand abdecken, vom Drucken der Adressaufkleber bis zur Kontrolle von Bankleitzahlen und der Dubletten-Recherche in Adressbeständen. FRIDA, die integrierte ERP-Lösung für Handel und Fertigung auf der IBM AS/400, besteht aus einem kompletten Rechnungswesen, Warenwirtschaft, PPS und Service sowie Modulen für Data-Warehouse, Microsoft-Integration, Projektmanagement, e-Business, SCM, Variantenfertigung, Zoll, Versandoptimierung und Personalwesen. Das Ettlinger Softwarehaus command ag beschäftigt inklusive der Niederlassungen in Düsseldorf, Hamburg und Berlin derzeit mehr als 180 Mitarbeiter und gehört mit seinem Produkt FRIDA zu den führenden deutschen Anbietern von ERP-Lösungen auf der IBM iSeries (AS/400). Im Geschäftsjahr 2000/01 (Ende: 30.04.01) konnte die command ag einen Umsatz von 24 Mio. Euro erzielen.
Autor: Dipl.-Ing. (FH) Richard Läpple, Tübingen

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