Softwarelösung zur Kontrolle der Fracht- und Versandkosten

Versandkosten sind für jedes Unternehmen mit hohem Versandaufkommen ein erheblicher Kostenfaktor. Eine umfassende Kontrolle der eingehenden Versandkostenrechnungen ist ohne Softwareunterstützung nur mit hohem Personalaufwand möglich. Aus diesem Grund kontrollieren viele Firmen die Rechnungen der Paketdienste und Frachtführer nur stichprobenartig oder gar nicht.

Mit VKA - VersandkostenKontrolle und Abrechnung bietet Rhenania Computer eine Software an, welche die Versandkosten automatisiert kontrolliert und für eine einfache und effektive Kostenkontrolle der Frachtrechnungen sorgt.

Mit dem Modul Rechnungskontrolle (RK) ist eine effektive Überprüfung der Versandkosten aller ausgehenden Sendungen sichergestellt. Dabei werden die Frachtrechnungen der Speditionen automatisiert eingelesen und mit den aus unserem Versandsystem F95 - Paket- und Palettenversand ermittelten Gebühren verglichen.

Alternativ können mit dem Modul Gutschriftsanzeige-Verfahren (GAV) auf Basis der vereinbarten Tarife Gutschriftsanzeigen erstellt und elektronisch oder per Post an den Frachtführer übermittelt werden. Damit verlagert sich die Kontrolle der Frachtkosten auf die Seite der Paketdienstleister und Speditionen.

Vorteile beim Einsatz von VKA

  • Volle Kostenkontrolle aller Ausgangsfrachten
  • Manuelle Kontrolle der Rechnungen der Frachtführer entfällt
  • Gutschriften oder Belastungsanzeigen werden automatisch erstellt
  • Kontrolle der Frachtkosten außerhalb der Finanzbuchhaltung
  • Manueller Buchungsaufwand entfällt
  • Abrechnungsdaten stehen für Auswertungen zur Verfügung

VKA übernimmt folgende Verarbeitungsschritte

Anhand der im Versandsystem F95 hinterlegten Tarife werden die tatsächlich an die Paketdienste und Frachtführer zu zahlenden Versandkosten an VKA übergeben.

RK – Rechnungskontrolle

VKA erstellt aus den vom Versandsystem F95 ermittelten Gebühren automatisiert Aufträge und Rechnungen und stellt diese in einem Rechnungsarchiv zur Verfügung. Die Eingangsrechnungen der Spediteure werden ebenfalls nach VKA importiert.

Die Software vergleicht automatisiert die Eingangsrechnungen mit den VKA-Rechnungen und protokolliert die Abweichungen, welche sich außerhalb voreingestellter Toleranzen bewegen.

Abweichungen innerhalb der Toleranzgrenzen werden akzeptiert und zur automatischen Verbuchung über eine Schnittstelle an die FiBu übergeben.

Eingangsrechnungen, bei denen die Toleranzgrenze überschritten wird, müssen manuell überprüft werden, bevor sie an die FiBu übergeben werden.

Softwarelösung zur Abrechnung und Kontrolle Ihrer Versandkosten
VKA: Modul RK – Rechnungskontrolle


GAV - Gutschrifts-Anzeige-Verfahren

Mit dem Gutschrifts-Anzeige-Verfahren werden aus den VKA-Aufträgen automatisiert VKA-Rechnungen erstellt. Die VKA-Rechnungen werden an die Finanzbuchhaltung übermittelt. Gleichzeitig werden die VKA-Rechnungen in gedruckter Form oder elektronisch an die Versanddienstleister übermittelt.

Beim Einsatz von GAV entfällt die Rechnungskontrolle, da diese vom Versanddienstleister übernommen wird.


VKA: Modul GAV - Gutschrifts-Anzeige-Verfahren


Option: Schnittstellen zur FiBu und ERP-System

Als Option können über Schnittstellen alle Informationen von VKA an das ERP-System übergeben werden. Ebenso können die von VKA erzeugten Rechnungen über eine Schnittstelle an die Finanzbuchhaltung übergeben werden, wo durch einen Übernahmejob die automatische Verbuchung erfolgt.

Für weitere Fragen zum Produkt steht Ihnen unser Team jederzeit unter der Tel.-Nr.: 02224 960000 zur Verfügung oder hinterlassen Sie hier kurz Ihre Kontaktdaten. Wir setzen uns dann mit Ihnen in Verbindung.

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