Produktinformation: U12 - Umsatzsteuer Befreiung Sichern

Anforderung

Umsatzsteuerbefreite Lieferungen in ein anderes Land unterliegen besonderen Nachweispflichten. Hier sind vom Bundesministerium der Finanzen die bisherigen Regeln geändert worden. Unterschieden wird zwischen Lieferungen in das EU-Ausland (innergemeinschaftliche Lieferungen) und in Drittländer (Ausfuhr).

Um umsatzsteuerbefreite innergemeinschaftliche Lieferungen korrekt abzusichern, ist eine quali­fizierte Prüfung der Umsatzsteuer ID-Nummer grundsätzlich in jedem Einzelfall notwendig. Diese Anforderung besteht bereits seit Jahren, wurde jedoch bisher kaum beachtet.

Zusätzlich sind durch die Änderung des § 17 a der Umsatzsteuerdurchführungsverordnung ab 01.10.2013 neue Regeln für die Bestätigung der erfolgten Warenausfuhr in andere innergemeinschaftliche Länder notwendig (Gelangensbestätigung). Die hier ebenfalls notwendige Kopie der Rechnung ist sicher aus anderen Gründen vorhanden.

Nach dem derzeitigen Stand der Vorschriften werden bei Empfängern in Drittländern über die entsprechenden elektronischen Zoll-Ausfuhrverfahren (AES) alle notwendigen Nachweise er­bracht.

Aufgabenbeschreibung

Um die Wettbewerbsfähigkeit im EU-Ausland zu erhalten (ohne Mehrwertsteuer fakturieren zu können) und auch dem Risiko der Umsatzsteuer-Nachzahlung bei einer Betriebsprüfung entgehen zu können, müssen umfangreiche Arbeiten erledigt werden.

• Schnittstelle zu aufrufenden Vertriebsprogrammen
• Qualifizierte Prüfung einer USt-IdNr über den Webservice der Finanzverwaltung
• Elektronische Archivierung der Ergebnisse des Webservice
• Dialogauskunft aus dem Archiv
• Nachbearbeitung eingegrenzter Archivdaten (z.B. bei Erhalt einer schriftlichen Bestätigung)
• Vorbereitung einer Gelangensbestätigung
• Vereinnahmung der Gelangensbestätigung nach Rücksendung
• Mahnverfahren für fehlende Gelangensbestätigungen
• Verknüpfung aller zusammengehörigen Dokumente und Ordnungsbegriffe
• Archivierung aller Gelangensbestätigungen

Bereits bei der Stammdatenverwaltung und der Auftragserfassung sollte durch eine aktuelle Anfrage an das Bundeszentralamt für Steuern geprüft werden, ob die beabsichtigte Lieferung mit Umsatzsteuerbefreiung an die gewünschte Lieferadresse mit einer bekannten Umsatzsteuer-ID-Nummer zugelassen ist. Die hier erteilte Auskunft kann sowohl elektronisch als auch in Dokumentform archiviert werden. Beide Formen werden von der Finanzverwaltung anerkannt.

Beim Packen, Etikettieren oder bei der Abholung von Ware, (Paketen oder Paletten), kann der Ware eine vorbereitete Gelangensbestätigung beigefügt werden. Diese kann zum Beispiel in einer Folientasche außen an den Packstücken angebracht werden. Auf diese Art gelangt die vorbereitete Gelangensbestätigung unmittelbar zum Warenempfänger.

Alternativ zu dem Versand der vorbereiteten Gelangensbestätigung außen an der Ware ist auch ein automatisches Mailen an den Empfänger möglich. Diese Art der elektronischen Unterstützung wird in anderen Anwendungen bereits häufig genutzt. Es ist sehr gut vorstellbar, dass der Einkäufer hier angesprochen wird, oder eine Person in seinem Umfeld, die die Bestellung kennt und in der Lage ist zu unterzeichnen. Regelmäßig wird an einer solchen Stelle sowieso eine Kontrolle zwischen Bestellung, Lieferung und Rechnung durchführt.

Ebenso ist sehr gut vorstellbar, dass mit dieser Person auch bereits vor der Bestellung im Rahmen von Angebot und Verhandlung ein Einvernehmen über die Rücksendung einer Gelangensbestätigung hergestellt werden kann.

Der Warenempfänger wiederum muss dahingehend kontrolliert werden, dass er die Gelangensbestätigung ausgefüllt und unterzeichnet zurücksendet. Die Referenzierung erfolgt innerhalb der Software. Die Archivierung der Gelangensbestätigung erfolgt entweder in Papierform oder in elektronischen Dokumentenarchiven. Entsprechend der üblichen Dokumentenarchivierung im Unternehmen. Für die elektronische Archivierung ist ein eindeutiger Barcode auf der Gelangens-bestätigung vorhanden.

Lösung

Die neue Software von Rhenania Computer U12 – Umsatzsteuer Befreiung Sichern wird als Lizenz oder als ASP-Lösung eingesetzt. Diese beinhaltet die Module:

• Qualifizierte Prüfung der USt-IdNr
• Gelangensbestätigung
• Abliefernachweis

Soweit eine USt-IdNr. in den Kundenstammdaten geführt wird, sollte hierfür bereits an dieser Stelle eine qualifizierte Prüfung in U12 erfolgen. U12 leitet die Anfrage an den Webservice des Bundeszentralamtes für Steuern weiter und wartet auf eine Antwort von dort. U12 archiviert die Daten der Anfrage und das Ergebnis. Für jede Anfrage wird eine eindeutige Vorgangsnummer vergeben. Das Ergebnis wird sofort an die Stammverwaltung zurück gegeben. In der Kundenstammverwaltung ist der Aufruf von U12 zu integrieren. In Abhängigkeit vom Ergebnis der Prüfung müssen im Kundenstamm evtl. zusätzliche Kennzeichnungen erfolgen.

Infografik: Umsatzsteuer ID-Prüfung

Für innergemeinschaftliche Lieferungen wird die qualifizierte Prüfung in U12 mit entsprechenden Daten aus der Auftragserfassung heraus aufgerufen. U12 arbeitet hier so wie zuvor beschrieben.  Das Ergebnis wird sofort an die Auftragserfassung zurückgegeben. Hier wird nun die Entscheidung über eine umsatzsteuerfreie Lieferung getroffen und dokumentiert. In der Auftragsbearbeitung ist der Aufruf von U12 zu integrieren. Dies schließt die Auswirkungen und Konsequenzen mit ein. Ein Kennzeichen über die steuerliche Behandlung ist sicher bereits vorhanden.

Zu jedem beliebigen Zeitpunkt können alle Anfragen in U12 angezeigt oder ausgewertet werden.

Für entsprechende Lieferungen kann nach erfolgter Verpackung aus dem ERP-System oder aus F95 heraus von U12 eine Gelangensbestätigung erstellt werden. Hierin ist neben den Adressen auch die Anzahl und Art der Packstücke und die handelsübliche (generelle) Bezeichnung des Inhaltes der Packstücke enthalten. Wenn konkrete Artikel deklariert werden sollen, ist die erweiterte Schnittstelle zu verwenden.

Der Transport der vorbereiteten Gelangensbestätigungen zum Warenempfänger erfolgt wahlweise entweder mit der Ware oder separat per Email. Soweit die notwendigen Daten noch nicht in U12 vorhanden sind, werden diese aus dem ERP-System oder aus F95 per Schnittstelle übernommen oder manuell erfasst. Der Versand mit der Ware ist immer dann einfacher, wenn nicht alle Daten (z.B. Email-Adresse) bekannt sind. Die Vervollständigung aller Daten in U12 kann im Laufe der Bearbeitung jederzeit erfolgen.

Infografik: Warenversand

Es ist zu beachten, dass U12 alle notwendigen Daten und Ordnungsbegriffe aus dem Vorsystem bekommt. Als Vorsystem sind auch andere Versandlogistiksysteme möglich. Die Gelangensbestätigung wird automatisch erstellt und dem Empfänger zur Verfügung gestellt. Für Kunden die häufig bzw. regelmäßig beliefert werden ist die Erstellung einer Sammelbestätigung (z. B. Quartalsweise) möglich.

Zurückkommende Gelangensbestätigungen werden archiviert und in U12 dokumentiert. Bei automatischen, elektronischen Dokumentenarchiven ist evtl. eine automatische Dokumentation in U12 über Schnittstelle möglich.

Am Bildschirm können ausstehende Gelangensbestätigungen nach unterschiedlichen Sortierkriterien angezeigt werden. An dieser Stelle könnten auch Kopien der Gelangensbestätigung erstellt werden.

Ebenso ist ein Mahnbrief vorgesehen. Natürlich kann auch der automatische Versand dieser Unterlagen per Email erfolgen.

Über einen Selektionslauf können alle anstehenden (offenen) Gelangensbestätigungen mit einem Kennzeichen (Mahnvorschlag) versehen werden. Dieser Mahnvorschlag kann im Dialog bearbeitet werden.

In einer Mahnung werden alle offenen Gelangensbestätigungen positionsweise gelistet.

Der Mahntext richtet sich nach der Position mit der höchsten Mahnstufe.

Die Mahnungen werden als PDF erstellt. Alle offenen Gelangensbestätigungen werden als PDF neu erstellt. Mahnungen und Gelangensbestätigungen werden per Email versendet.

Sollte keine Mailadresse (des  Warenempfängers) bekannt sein, wird als Unterlassungswert die Emailadresse eines Sachbearbeiters eingesetzt. Dieser Sachbearbeiter hat dann die Aufgabe die korrekte Zustellung zu veranlassen. Bei jeder Mahnung wird die Mahnstufe automatisch erhöht.

Infografik: Rücklauf / OP-Bearbeitung

Beim Eingang der Gelangensbestätigung wird (evtl. automatisch) ein entsprechender Status gesetzt. Spätestens jetzt wird auch die Verbindung zu der Rechnungsnummer bzw. Rechnungsdokumenten evtl. sogar anderen Dokumenten hergestellt.

Zu Prüfzwecken sind einfache Listen vorhanden.

Die so entstandenen Informationen über die Verlässlichkeit bezüglich der Rücksendung der Gelangensbestätigung können natürlich jederzeit auch bei erneuten Bestellungen aus dem europäischen Ausland für Auskunftszwecke herangezogen werden. Nicht zuverlässige Warenempfänger werden sicher erkannt. Konsequenzen für neue Lieferungen sind einfach möglich.

Auf Wunsch werden für Ausfuhren in Drittländer zusätzlich Abliefernachweise für Umsatzsteuerzwecke in U12 geführt. Diese werden ähnlich wie Gelangensbestätigungen dokumentiert und referenziert. Die konkreten Daten zu diesen Abliefernachweisen werden in F95 gespeichert. Diese Daten werden automatisch von F95 bei den Dienstleistern abgeholt, ausgewertet und in F95 gespeichert. Hierbei erfolgt gleichzeitig die Hinterlegung in U12.

In U12 werden Gelangensbestätigung und Abliefernachweis durch ein Kennzeichen unterschieden. Im Unterschied zur Gelangensbestätigung reichen beim Abliefernachweis die Daten der Dienstleister aus.

Für weitere Fragen zum Produkt steht Ihnen das Team der Rhenania Computer GmbH jederzeit unter Tel.-Nr.: 02224/96000-0 zur Verfügung oder kontaktieren Sie uns über unser Kontaktformular.